06 / Für Vereine, Ortsverbände und Fraktionen
Datenschutz und IT fürs Ehrenamt.
Ehrenamtlich geführt, aber mit denselben Pflichten wie ein Unternehmen. bytekonform macht Vereine, Ortsverbände, Fraktionen und Wählergemeinschaften datenschutzfest und bringt Ordnung in die IT. Ab 20 € im Monat.
- Betrieblicher Datenschutzbeauftragter (IHK)
- Mitglied im BvD e. V.
- Vor Ort in Lüneburg und im Landkreis Harburg
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Typische Baustellen im Ehrenamt.
Mitgliederlisten überall
Die Liste liegt als Excel-Datei auf privaten Laptops, im E-Mail-Postfach und auf USB-Sticks, in mehreren Versionen.
Messenger-Gruppen
Absprachen, Telefonnummern und Fotos laufen über private WhatsApp-Gruppen, ohne dass jemand den Überblick hat.
Vorstandswechsel
Mit dem alten Vorstand gehen Zugänge, Passwörter und Daten, oder sie bleiben bei Personen, die längst ausgeschieden sind.
Website und Newsletter
Datenschutzerklärung veraltet, Fotos ohne Einwilligung, Newsletter ohne sauberes Opt-in.
Fotos von Veranstaltungen
Sommerfest, Jahreshauptversammlung, Infostand: Wer darf auf Website und Social Media erscheinen?
Keine Zuständigkeit
Datenschutz ist niemandes Aufgabe, bis eine Auskunftsanfrage oder eine Datenpanne kommt.
Parteien und Wählergemeinschaften
Besonders sensible Daten.
Schon die Information, dass jemand Mitglied einer Partei ist, verrät eine politische Meinung. Solche Daten gehören zu den besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO und verlangen einen höheren Schutz, bei der Mitgliederverwaltung ebenso wie im Unterstützerkreis.
Im Wahlkampf
- Adressdaten aus dem Melderegister: nur in den sechs Monaten vor der Wahl, nur für Wahlwerbung, Löschung spätestens einen Monat nach der Wahl (§ 50 BMG)
- Datenschutzkonforme Infostände, Unterschriftenlisten und Kontaktformulare
- Newsletter und Messenger-Kanäle mit sauberer Einwilligung
- Fotos und Videos von Veranstaltungen rechtssicher nutzen
Leistungen
Was bytekonform übernimmt.
Datenschutz
- Verarbeitungsverzeichnis und Datenschutzerklärung
- Einwilligungen für Fotos, Newsletter und Mitgliedsanträge
- Auf Wunsch externer Datenschutzbeauftragter
Vereins-IT
- Zentrale Ablage statt privater Geräte
- Funktionspostfächer wie vorstand@ oder kasse@
- Saubere Übergabe bei Vorstandswechseln
Website & E-Mail
- Schlanke Website ohne Tracking
- Hosting, Domain und E-Mail aus einer Hand
- Pflege und Updates auf Wunsch
Schulung
- Kompakte Schulung für Vorstand und Ehrenamtliche
- Spickzettel für den Alltag
- Online oder bei Ihrer Sitzung vor Ort
Pakete
Planbare Kosten für die Vereinskasse.
Monatliche Pauschalen zzgl. gesetzlicher USt., Mindestlaufzeit 12 Monate. Das verbindliche Angebot erhalten Sie nach dem kostenlosen Erstgespräch.
Essential
ab
20 € / Monat
zzgl. USt.
Für kleine Vereine und Ortsverbände ohne Beschäftigte.
- Verarbeitungsverzeichnis
- Datenschutzerklärung
- Checkliste Auftragsverarbeitung
- Telefonische Kurzberatung
Professional
ab
79 € / Monat
zzgl. USt.
Für größere Vereine, Verbände und Organisationen mit Beschäftigten oder sensiblen Daten.
- Alles aus Essential
- Bestellung als externer Datenschutzbeauftragter
- Jährliche Schulung für Vorstand und Ehrenamtliche
- Betroffenenanfragen (bis 2 pro Jahr) und jährlicher Tätigkeitsbericht
IT-Leistungen außerhalb der Pakete: 100 € netto pro Stunde, Abrechnung im 6-Minuten-Takt. Alle Datenschutz-Pakete
Häufige Fragen
Gut zu wissen.
Gilt die DSGVO auch für ehrenamtlich geführte Vereine?
Ja. Sobald ein Verein oder Ortsverband personenbezogene Daten verarbeitet (Mitgliederlisten, Bankverbindungen, Fotos, E-Mail-Verteiler), gelten die Pflichten der DSGVO. Verantwortlich ist der Verein, vertreten durch seinen Vorstand.
Brauchen wir einen Datenschutzbeauftragten?
In der Regel erst, wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (§ 38 BDSG). Ehrenamtliche zählen dabei mit. Unabhängig davon kann eine Pflicht bei besonders sensiblen Verarbeitungen bestehen.
Dürfen wir Fotos von Veranstaltungen veröffentlichen?
Das hängt vom Anlass, von der Erkennbarkeit der Personen und vom Zweck ab. Sicher sind Sie mit klaren Hinweisen bei der Veranstaltung und Einwilligungen, wo sie nötig sind. Passende Vorlagen sind Teil der Pakete.
Was müssen Parteien im Wahlkampf beachten?
Daten aus dem Melderegister dürfen nur für die Wahlwerbung genutzt und müssen spätestens einen Monat nach der Wahl gelöscht werden. Für Newsletter, Messenger-Kanäle und Unterstützerlisten braucht es eine saubere Rechtsgrundlage, meist eine Einwilligung.
Arbeiten Sie für jede Partei?
bytekonform berät Organisationen unabhängig von ihrer politischen Ausrichtung im Rahmen der freiheitlichen demokratischen Grundordnung. Alle Informationen werden vertraulich behandelt.
Lassen Sie uns über Ihren Verein sprechen.
Das Erstgespräch ist kostenlos, gern auch am Abend oder im Rahmen Ihrer Vorstandssitzung.